איך בוחרים אולם כנסים?

---

רוצים לעשות רושם על חברות מתחרות או על מרצים מכל העולם? כנס במקום הנכון יכול לעזור לכם

כנסים עסקיים, בין אם מדובר בכינוס עסקי נדיר והמוני, ובין אם מדובר בפגישה עסקית דו שבועית, דורשים מקום יעיל ואיכותי לערוך אותך.

אולמות כנסים, מרכז קונגרסים ופתרונות הייטקיים יותר מנסים לענות על הביקוש הזה. על הדרך לבחור אולמות כנסים, אילו פרמטרים של מרכז קונגרסים לבדוק לפני ההזמנה, ועוד, בשורות הבאות.

כיצד מחליטים איפה לערוך את הכנס

הפרמטר החשוב ביותר כאשר מדובר על אולמות כנסים או מרכז קונגרסים הוא המיקום. בניגוד לסעיפים הבאים, סעיף המיקום הוא לא סעיף אבסולוטי:

אין תשובה חד משמעית לשאלה "מהו מיקום טוב", אך קל למעשה להגדיר מהו מיקום אולמות כנסים קלוקל.

בחירת המיקום חייבת להעשות קודם כל על בסיס התחשבות באוכלוסיית הכנס, אחר כך מתוך מחשבה על מטרת הכנס, ורק לאחר מכן על פי מחיר.

אם מדובר על כנס בינלאומי, קרוב לוודאי שהמגיעים יהיו חסרי מכונית ויכולת ניידות עצמונית, ולכן מיקום מרכזי, בקרבת מקום למלונות, יתאים ביותר.

מלונות רבים מציעים מרכז קונגרסים או אולמות כנסים קטנים יותר להשכרה במסגרת המלון.

למעשה, חלק נכבד מן הדירוג הבינלאומי של מלונות (בשיטת הכוכבים) מתייחס בדיוק לסל שירותים זה לאנשי עסקים: מיקום של אולמות כנסים, זמינות מרכז קונגרסים ועוד.

אם לחליפין מדובר על אוכלוסיה מקומית, יתכן ותעדיפו להתחמק מהפקקים ובעיות החניה של מרכזי הערים ולהעדיף דווקא אולמות כנסים מרוחקים ופסטורליים יותר.

גם מטרת הכנס משפיעה על המיקום האידיאלי. אם הכנס כולל ביקור במפעלים מסויימים, יתכן ועדיף לקיימו בקרבת מקום לאזור המיועד. מיקום ליד מקומות תיירותיים מידי עלול להנעים את זמנם של המשתתפים, אך גם לגרום לאחוזי נוכחות נמוכים יחסית.

לבסוף, מובן כי המחיר ישפיע גם הוא: בהנתן אותו אולם כנסים, ההבדל בין מקומות בעלי ביקוש גבוהה לבין מקומות מרוחקים יותר עלול להגיע לכדי 300%.

כיוון שהמחיר הממוצע של אולמות כנסים קטנים מתחיל ב-3000 שקלים ליום (עד 15000 ליום ויותר), מדובר בהבדל משמעותי מאוד.

איזה ציוד אנחנו צריכים

ציוד באולם הוא חלק חשוב מאוד מהמאפיינים של אולמות כנסים. הציוד הבסיסי, שהפך להיות בגדר חובה, הוא מערכת הקרנה ממוחשבת (מקרן) ומערכת שמע מתאימה.

הקפידו לוודא את תקינות המערכת, נוכחות מחשב במקום (במידה והמציג הגיעה עם דיסק און קי בלבד), וחשוב מכל: התאמת מערכות ההצגה לכמות המשתתפים. במידה ומדובר בכנס קטן, מקרן אחד יעשה את העבודה. במידה וזהו אולם עם יותר מ200 משתתפים, מומלץ מאוד להתקין לפחות מקרן נוסף אחד.

במידה ומדובר על יותר מ-400 משתתפים קרוב לוודאי שתרצו להתקין מערכת הגברה בדיבור. כאן יש לוודא נוכחות מערכת כזו, ובמידת האפשר להעדיף פתרון של מיקרופון אלחוטי זעיר, שיאפשר למרצה ניידות וטבעיות בהצגה.

אולמות כנסים שונים מתהדרים בתוספות טכנולוגיות נוספות, כמו מרכז קונגרסים עם חיבור אלחוטי, מסכי פלזמה לראות טובה יותר ועוד.

---