כיצד יוצרים מחירון אולם אירועים

הכנתם תקציב לאירוע קטן, חברים ומשפחה, פתאום גיליתם שמאירוע של מאתיים איש הגעתם לחמש מאות. כמה זה יעלה לכם?

מעל ל-80% מעלותו של אירוע ממוצע, במיוחד כאשר מדובר על חתונה, מוקדש בדרך כלל למימון עלות האולם. בין אם מדובר על אולמות אירועים, גני אירועים, ושאר מסגרות, המחיר הגבוהה יחסית מציב את עלות האולם בראש שיקולי התקציב, ולכן שומה עלינו לברר טוב יותר את אופן התמחור של אולמות אירועים.

בשורות הבאות נסביר על הדרכים הנפוצות לקביעת תו מחיר על גני אירועים או אולמות אירועים, ובאילו מקרים עדיפה שיטה מסויימת על חברתה.

מחירון על פי מנות

מדובר בדרך הנפוצה ביותר לתמחור אולמות אירועים או גני אירועים מקצועיים (כלומר מיקומים אשר מוקדשים באופן בלעדי לעריכת אירועים), בגודל בינוני וגדול. למעשה בשיטה זו ההסכם חל לא רק על שירותי האירוח והתשתיות (חשמל, תאורה, שירותי חניה, מים, שירותי מטבח ועוד) אלא גם על שירותי ההסעדה. היתרון המשמעותי עבורנו כלקוחות הוא "סגירת שתי פינות" בהסכם אחד ויחיד.

כאמור בשיטה זו המחיר ננקב פר אורח (פר מנה). כיוון שחלק נכבד מן העלויות הן עלויות קבועות פחות או יותר (השכירות, האבטחה ועוד), מובן מדוע מחיר המנה, שמגלם שילוב של העלויות הקבועות והעלויות המשתנות (מחיר חומרי האוכל, שירותי מלצרות ועוד) יורד עם עליית כמות המוזמנים. מדובר בשיטה הנפוצה ביותר, מה שמציב עוד יתרון: האפשרות להשוות בין אולמות שונים.

חשוב מאוד לוודא במדוייק את תנאי ההסכם לפני ההשוואה: הנטיה של רובנו היא להתייחס רק למרכיבי המנה (כמות ואיכות האוכל) ולאיכות האולם (מבחינה אסטטית), אולם חשוב מאוד לוודא כמה פרטים נוספים.

ראשית, ברוב המקרים לפחות חלק משירותי ההסעדה (בר, קינוחים ועוד) ניתנים על ידי ספק עצמאי, ובמקרה הסביר מאוד שתרצו ספק כזה. כדאי לברר שלבעל אותם אולמות אירועים או גני אירועים אין התנגדות לנושא (וכן שהמקום מאובזר בתשתיות המתאימות לספק). שנית, שירותי בידור, תאורה וכו', יזדקקו בדרך כלל לחיבור לחשמל ולעיתים יציגו דרישות נוספות (העדר צמחיה דליקה במקרה של זיקוקי די-נור, חשוב מאוד לגבי גני אירועים, ועוד). כיוון שכך, מומלץ מאוד להפגיש את נציגי  שירותי בידור עם בעלי האולם ולוודא בשטח את קיום התנאים הדרושים. המחירים מושפעים מאוד מהרכב המנה, וכמו כן (בסדר חשיבות יורד) איכות האולם, הזמן בשנה והזמן בשבוע.

חתונות בשיא העונה תהינה יקרות ב-10-20% מחתונות בעונות החלשות יותר (בחורף לדוגמא), ובאופן דומה חתונה באמצע השבוע יכולה לחסוך עד 15% ממחיר המנה ביחס לחתונות בימי חמישי. עלות המנה נעה בין 150-350 שקלים בדרך כלל, אם כי כמובן שקיימים חריגים לשני הכיוונים.

מחירון חכירת אולם

דרך נוספת ונפוצה פחות בנושא האירועים המשפחתיים היא שכירת האולם. מדובר בשיטה שזוכה לפופולאריות יותר במקרים של אירועים עסקיים, שיטה לא אהובה במיוחד על בעלי גני אירועים או אולמות אירועים.

המחיר נקבע עבור שכירת המיקום לזמן מסויים (בין 1000-40000 שקלים בדרך כלל, תלוי בזמן ביום (ערב יקר יותר מצהרים), הזמן בשבוע ובשנה (בדומה לנ"ל)). חשוב לוודא כי שירותים חיצוניים, ובייחוד שירותי הסעדה, מתאימים לאולם ולא יתקלו בהתנגדות מצד ההנהלה או גורמים אחרים (כמו שירותי ההשגחה על הכשרות).